Review Buku " Manajemen Proyek Konsep dan Implementasi"

Review Buku Karya Budi Santosa

MANAJEMEN PROYEK

Konsep dan Implementasi

Budi Santosa

BAB II

Siklus Hidup Proyek

Bab II membahas tentang siklus hidup proyek , secara pengertiannya siklus hidup proyek adalah suatu metode yang digunakan untuk menggambarkan bagaimana sebuah proyek direncanakan, dikontrol,perkembangan produk dan diawasi sejak proyek disepakati untuk dikerjakan hingga tujuan akhir proyek tercapai.

Dalam hal perkembangan pr oduk, hampir semua orang setuju akan tahap-tahap yang dilalui. Perkembangan pr oduk biasanya diawali dengan riset dan pengembangan (R &D), dilanjutkan dengan pembuatan desain, pengenalan ke pasar, pertumbuhan, matang, penurunan sampai produk tersebut mencapai tahap mati dan tidak dipr oduksi lagi.

Jika dari keterangan pengertian diatas , ada beberapa siklus hidup produk diantaranya :

1.      Riset dan pengembangan (R &D)

Tahap penelitian pasar akan produk yang diinginkan pasar,pembuatan model dan desain, pembuatan produk

2.      Pengenalan ke Pasar

Mulai dilempar ke pasar, melihat bagaimana tanggapan pasar terhadap produk baru yang dimunculkan

3.      Tumbuh

Tahap dimana produk mulai mendapatkan pembelian secara meningkat dari konsumen.

4.      Matang

Tahap ini ditandai jumlah penjualan yang sudah mencapai maksimumal dan sulit untuk  dinaikkan lagi. Ini sebagai kelanjutan dari tahapan tumbuh sebelumnya.

5.      Penurunan

Setelah tahap matang berakhir, maka penjualan produk bisanya akan mengalami penurunan (deteriorasi).

6.      Mati

Tahapan terakhir adalah ketika produk tidak lagi dibeli oleh konsumen. Siklus hidup pr oduk akan berakhir, tidak diproduksi lagi. Sesudah itu akan dimulai lagi siklus hidup ini dengan kegiatan R&D.

Dalam bab ini kita akan melihat bagaimana siklus hidup atau tahap­tahap yang biasa dilalui oleh suatu proyek pada umumnya, pola tersebut disebut dengan siklus hidup proyek. Siklus hidup proyek ini juga mempunyai tahapan-tahapan siklus perkembangan produk ,adapun tahapannya sebagai berikut :  - Tahap Konsepsi

                             - Tahap Perencanaan

                             - Tahap Eksekusi

                             - Tahap Operasi

Konsepsi

Dijelaskan dibuku ini konsepsi ini dibagi menjadi 2 bagian yaitu :

·         INISIASI PROYEK : Proyek dimulai dengan di temukannya suatu masalah,kesempatan atau kebutuhan oleh user. Dengan kata lain bila user menemukan ide.Ide bisa berasal dari bagian pemasaran, engineering, manufaktur a taupunR &D

·         KELAYAKAN PROYEK : Kelayakan adalah proses investigasi terhadap masalah dan mengembangkan solusi secara lebih detail apakah penyelesaian masalah itu cukup menguntungkan secara ekonomis dan bermanfaat.

Permintaan Proposal

Permitaan proposal yaitu adalah suatu usulan kegiatan atau rencana yang diterangkan dalam bentuk rancangan kerja secara terperinci dan sistematis yang akan dilaksanakan atau dikerjakan. Proposal dibuat untuk mendapatkan persetujuan atau dukungan pihak lain. Namun, adakalanya proposal juga dibuat untuk memohon bantuan dana.

Ø  Proposal Proyek

Pengajuan permohonan dalam bentuk penawaran baik itu berupa ide, gagasan, pemikiran maupun rencana kepada pihak lain untuk mendapatkan dukungan baik itu yang sifatnya izin, persetujuan, dana dan lain – lain, ada beberapa inti-inti dari permintaan proposal yakni sebagai berikut :

-          Surat pengantar

-          Ringkasan Eksekutif (Executive Summary)

-          Bagian Teknis

-          Manfaat / Keuntungan yang Akan Diperoleh

-          Jadwal

-          Bagian Keuangan

-          Bagian Legal

-          Kualifikasi Manajemen

Dari inti permintaan proposal diatas akan dilanjutkan dengan system pengerjaan “Pemilihan Proposal” yang mencakup tentang Aspek hukum , Bidang pekerjaan , Aspek finansial , sehingga terjadinya sebuah kesepakatan antar 2 pihak.

Tahap Perencanaan

Tahap perencanaan adalah suatu proses menentukan apa yang ingin dicapai di masa yang akan datang serta menetapkan tahapan-tahapan yang dibutuhkan untuk mencapainya.

Beberapa tahapannya sebagai berikut :

-           Jadwal pekerjaan

-           Anggaran dan sistem pengendalian biaya

-           Work Breakdown Structure secara rinci

-           Bagian-bagian yang berisiko tinggi dan cukup sulit dan rencana

 tentang pengatasan kemungkinan-kemungkinan yang akan muncul.

-           Rencana sumberdaya manusia dan pemakaian sumber daya lain.

-           Rencana pengujian hasil proyek

-           Rencana dokumentasi

-           Rencana peninjauan pekerjaan

-           Rencana pelaksanaan hasil proyek

Tahap Eksekusi

Tahap Eksekusi disini ialah proses dari tahapan diatas , yaitu mencakup tentang Anggaran dana, pengadaan barang produksi dll.

Tahap Operasi

Masuk ke tahap operasi yaitu proses dari tahapan eksekusi hingga suatu proyek ini selesai dan bisa dijalankan sesuai dengan kesepakatan awal.

BAB III

ORGANISASI PROYEK

Proyek merupakan suatu kegiatan usaha yang kompleks, sifatnya tidak rutin, memiliki keterbatasan terhadap waktu, anggaran dan sumber daya serta memiliki spesifikasi tersendiri atas produk yang akan dihasilkan. Dengan adanya keterbatasan-keterbatasan dalam mengerjakan suatu proyek, maka sebuah organisasi proyek sangat dibutuhkan untuk mengatur sumber daya yang dimiliki agar dapat melakukan aktivitas-aktivitas yang sinkron sehingga tujuan proyek bisa tercapai. Organisasi proyek juga dibutuhkan untuk memastikan bahwa pekerjaan dapat diselesaikan dengan cara yang efisien, tepat waktu dan sesuai dengan kualitas yang diharapkan.Terdapat beberapa unsur dalam penyusunan struktur organisasi sebagai berikut:

-          Berdasar Produk

-          Berdasar Lokasi

-          Berdasar Proses

-          Berdasar Pelanggan

-          Berdasar Fungsi

Proyek Sebagai Bagian dari Organisasi Fungsional

Ada beberapa keuntungan dan kelemahan menggunakan struktur ini , diantaranya :

-          Adanya fleksibilitas yang tinggi dalam penggunaan staf/karyawan. Jika sebuah divisi fungsional yang tepat telah dipilih sebagai “tempat" proyek, divisi tersebut akan menjadi base administrasi bagi orang- orang yang mempunyai keahlian tertentu yang terlibat dalam proyek.

-          Orang- orang dengan keahlian tertentu bisa ditugaskan di banyak proyek yang berbeda

-          Orang- orang dengan keahlian yang berbeda dapat dikelompokkan dalam satu group untuk berbagi pengetahuan dan pengalaman yang sangat bermanfaat bagi pemecahan masalah teknis.

-          Divisi fungsional yang bersangkutan bisa jadi basis bagi kelangsungan teknologi hila para personel keluar dari proyek atau organisasi induk.

-          Divisi fungsional mempunyai jalur- jalur karir bagi mereka yang mempunyai keahlian t ertentu.

Adapun Kekurangannya sebagai berikut:

-          Klien tidak menja diperhatian utama dari aktivitas yang dilakukan orang-orang yang terli bat proyek.

-          Divisi fungsional cenderung berorientasi pada aktivitas- aktivitas khusus yang sesuai den gan fungsinya

-          Kadang- kadang dalam proyek yang diorganisasi secara fungsional ini tidak ada individu yang di beritanggung jawab penuh untuk mengurus proyek.

-          Motivasi orang yang ditugaskan ke proyek cenderung lemah. Proyek bukan merupa kan minat utama dan bukan mainstream bagi anggota.

-          Penyusunan organisasi seperti ini tidak memberikan pendekatan yang holistik terha dap proyek. Proyek yang komplek secara teknis tidak dapat dikerjakan secara baik tanpa t otalitas.

Organisasi Proyek Murni

Bentuk lain dari organisasi proyek adalah organisasi proyek murni (pure project organization). Proyek terpisah dari organisasi induk. Ia menjadi organisasi tersendiri dalam staf teknis tersendiri, administrasi yang terpisah dan ikatan dengan organisasi induk berupa laporan kemaj uan atau kegagalan secara periodik mengenai proyek. Pimpinan dalam hal ini manajer proyek bisa melakukan pembangunan sumber daya /dari luar berupa subkontraktor atau supplier sela ma sumber daya .(tidak bersedia atau tidak bisa dikendalikan dalam organisasi.

Organisasi Matriks

Dalam rangka menggabungkan kelebihan-kelebihan yang dipunyai organisasi fungsional dan organisasi proyek murni dan menghindarkan kekurangan-kekurangan yang ada, maka dikembangkan bentuk organisasi yang dikenal dengan organisasi matriks. Organisasi ini merupakan jalan tengah antara keduanya.

BAB IV

Tim Proyek

Secara pengertiannya Tim Proyek adalah project team yaitu grup yang terdiri atas beberapa orang yang memliki berbagai macam keahhan dan dibentuk untuk meneliti rencana baru; fungsi mereka mempertimbangkan dan mengusulkan cara terbaik guna mencapai hasil yang terbaik.

MANAJER PROYEK

Manajer Proyek bisa didefinisikan sebagai induk , pengatur pengendalian sebuah proyek , inti dari pengelola tim. Tim inti hanya bertanggung jawab ke manajer proyek, sedangkan personil fungsional melapor kepada kedua atasan, yakni manajer fungsional dan manajer proyek. Tim i nti sering disebut juga dengan project office. Project office menunjukkan dua pengertian: t empat fisik di mana tim proyek berkumpul dan seluruh staf pendukung manajer proyek.

            Peran Manajer Proyek

Dalam proyek peran Manajer Proyek sangat penting dan menjadi sentral, di mana tanpa adanya MP maka tidak akan ada manajemen proyek. Peran yang dimiliki seorang MP adalah sebagai int egrator, komunikator, pembuat keputusan, motivator, enterpreneur dan agen peubah.

            Tanggung jawab Manajer Proyek

Tanggung jawab utama seorang MP adalah menyerahkan hasil akhir proyek dalam kriteria waktu, biaya dan performasi yang telah ditetapkan, termasuk profit yang ditargetkan.

Dalam pemilihan Manajer Proyek,ada beberapa syarat yang harus dipenuhi diantaranya:

-          Karakteristik Personal

Karakteristik personal yang sebaiknya dimiliki seorang Manajer Proyek antara lain:

• mempunyai fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi yang tinggi

• mempunyai kemampuan memimpin dan punya inisiatif

• percaya diri, bisa meyakinkan orang lain

-          Keterampilan Perilaku

Yang termasuk dalam kualifikasi ini antara lain kemampuan mendengarkan secara aktif, komunikator yang baik, bisa menjalin jaringan komunikasi informal. la juga harus membangun kepercayaan.

-          Keterampilan Bisnis

Keterampilan bisnis perlu dipunyai oleh seorang MP karena kemampuan ini akan sangat menunjang keberhasilan clalam mengelola suatu proyek.

-          Kemampuan teknis

Seorang manajer proyek perlu mengambil keputusan tentanghal-hal yang berhubungan dengan masalah teknis. Untuk itu perlu mengetahui aspek teknis clari proyek yang ditangani.

Anggota Tim Proyek

-          Contract Administrator

-          Project Controller

-          Project Accountant

-          Customer Liason

-          Production Coordinator

-          Manajer Lapangan

-          Quality Assurance Supervisor.

Peran Lain di Luar Tim Proyek

Didalam sebuah proyek pasti diantaranya dibantu oleh orang dari luar tim , ada beberapa ospek yang mana tim dari proyek meminta bantuan dari luar tim.

Manajemen Puncak

Yakni tim sukses dari sebuah pelaksanaan sebuah proyek yang memiliki tugas :

-          Menetap kan secara jelas tanggung jawab dan wewenang manajer proyek relatif   terhadap manajer yang lain.

-           Menentukan lingkup dan batasan tanggung jawab pengambilan keputusan yang dimili ki manajer proyek.

-           Menetapkan kebijaksanaan dalam penyelesaian konflik dan penetapan prioritas.

-           Menjabarkan tujuan-tujuan yang akan digunakan untuk meng­evaluasi performasi manajer proyek.

-           Merencanakan dan memberikan dukungan pada suatu system manajemen proyek yang bisa menyediakan informasi yang berguna untuk perencanaan, pengendalian, pemeri ksaan dan evaluasi proyek proyek yang dilaksanakan.

Kesimpulan / Pendapat

Kesimpulan dari bab yang saya review adalah sebuah proyek membutuhkan perencanaan perencanaan khusus supaya sebuah proyek dapat terkoordinir dan terstruktur dengan benar.Didalam sebuah proyek itu sendiri dibutuhkan sosok yang akan menjadi seorang Manajer Proyek yang akan mengatur segala bentuk aktifitas kerja ,membuat struktur/bagian-bagian pengalokasian tim bekerja, serta memegang tanggung jawab penuh dalam segala bentuk pengerjaan proyek itu sendiri.